Che cos’è la “notificazione” al Garante?

La notificazione al Garante è una dichiarazione con la quale un soggetto pubblico o privato rende nota al Garante per la protezione dei dati personali l’esistenza di un’attività di raccolta e di utilizzazione dei dati personali, svolta quale autonomo titolare del trattamento.

A chi è trasmessa la “notificazione”?

La notificazione è redatta e trasmessa al Garante tramite il sito (www.garanteprivacy.it), utilizzando la procedura indicata nelle istruzioni.

In quale momento si presenta la “notificazione”?

Per le attività di trattamento dei dati che non esistevano prima del 1° gennaio 2004, la notificazione al Garante va effettuata prima che inizi il trattamento medesimo.

Per le attività che erano già in essere prima del 1° gennaio 2004, la notificazione al Garante doveva essere effettuata entro il 30 aprile 2004.

Quante volte si “notifica”?

La notificazione al Garante si effettua una sola volta, indipendentemente dalla durata, dal tipo e dal numero delle operazioni di trattamento, sia che si effettui un solo trattamento, sia che si curino più attività di trattamento con finalità correlate tra loro.

Che cosa riguarda la “notificazione”?

La notificazione al Garante riguarda l’attività di trattamento di dati personali (a volte solo se registrati in banche dati o archivi indicati dalla legge o dal Garante), ma non una banca dati o un archivio in quanto tale.

Può aversi, infatti, un trattamento anche se materialmente i dati non sono organizzati in una banca dati.

Come si trasmette la “notificazione”?

La notificazione al Garante si trasmette solo per via telematica attraverso il sito (www.garanteprivacy.it).

La “notificazione” va ripetuta?

No. Una nuova notificazione è richiesta solo in ciascuno di questi due casi:

1. prima che cessi definitivamente l’attività di trattamento dei dati;

2. oppure prima che si apportino al trattamento dei dati alcune modifiche agli elementi da indicare nella notificazione.

Cosa è cambiato nella “notificazione” dal 1° gennaio 2004?

A partire da tale data sono tenuti a notificare al Garante solo alcuni soggetti, ossia solo i titolari che effettuano una o più attività di trattamento tra quelle specificamente indicate dal Codice Privacy (la precedente normativa, invece, prevedeva per tutti i titolari l’obbligo di effettuare la notificazione, a meno che potessero avvalersi dei casi di esonero o di possibile utilizzazione di una notificazione semplificata).

Il Garante potrà individuare, con un proprio provvedimento, nell’ambito dei trattamenti che devono essere notificati, alcuni trattamenti che presentano minori rischi per i diritti degli interessati e che possono pertanto essere esonerati dalla notificazione; potrà, al contrario, anche indicare altri trattamenti al momento non indicati espressamente dalla legge, che dovranno essere notificati.

È possibile una “notificazione” distinta se si trasferiscono dati all’estero?

No. Se si trasferiscono dati all’estero, la circostanza va indicata nella stessa, unica notificazione al Garante che riguarda questi dati.

Quale uso è fatto della “notificazione”?

Le notificazioni al Garante sono inserite in un registro pubblico consultabile gratuitamente da tutti on-line.

Il cittadino può così acquisire notizie e può utilizzarle per le finalità di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali (ad esempio, per esercitare il diritto di accesso ai dati o altri diritti riconosciuti dal Codice in materia di protezione dei dati personali).

Mediante il registro saranno effettuati controlli sui trattamenti oggetto di notificazione, verificando le notizie in essa contenute.

A quale obbligo è soggetto chi non deve notificare?

Il titolare che non è tenuto alla notificazione deve comunque fornire le notizie contenute nel modello di notificazione a chi ne fa richiesta (nell’esercizio del diritto di accesso e degli altri diritti riconosciuti all’interessato), a meno che il trattamento riguardi pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

Nel registro dei trattamenti ci sono i nomi delle persone cui si riferiscono i dati?

No. Tuttavia, le notizie accessibili mediante la consultazione del registro permettono di capire che tipo di dati sono trattati.

Cosa accade se si omette la notificazione o la si presenta in ritardo o incompleta?

Il titolare è punito con una sanzione pecuniaria (da diecimila euro a sessantamila euro) e con la pena accessoria della pubblicazione dell’ordinanza che applica la sanzione stessa in uno o più giornali, per intero o per estratto.

Cosa accade se nella notificazione ci sono notizie non veritiere?

La falsa dichiarazione è un reato, punito con la reclusione (da sei mesi a tre anni e salvo che il fatto configuri un reato più grave).